Que implica ofrecer contacto por mail, y las respuestas automáticas

Es notable la cantidad de respuestas automáticas que tienen los Alojamientos Turísticos, y resulta grato ver desde nuestro punto de vista, como ha evolucionado y crecido este mundo virtual que ofrece un primer contacto entre los Turistas y los Alojamientos. Tengan en cuenta que cuando nosotros comenzamos en el año 1997 con nuestra publicación impresa Guía del Acampante, había 28 Alojamientos con e-mail y 7 con página web en todo el país.

Primero vamos a analizar 2 de las respuestas automáticas que vemos más frecuentemente, sus pro y sus contras, entendiendo que por lo general quienes realizan sus consultas por mail, lo que hacen en realidad es comparar todos los alojamientos de uno o varios destinos turísticos, y lo harán mediante la respuesta que los Alojamientos brinden, sean automáticas o personalizadas.

Recibimos su mail y en breve le responderemos:  Es una de las respuestas que más vemos, y en sí una de las mejores, ya que tranquiliza al turista de que su consulta llegó a destino y quedará a la espera de su respuesta. Si ofrece el servicio de comunicación por mail a los turistas y tiene esa respuesta automática, el termino breve debe corresponder a un lapso menor de 24 hs. Si tarda más, para el turista Ud. ya no está cumpliendo con lo que informa y su primera impresión será de poca seriedad.
Si por alguna razón (en temporada alta no se puede contestar todos los mails, tengo acceso a internet cada 3 o 4 días, etc.), Ud. no puede responder los mails en menos de 24 hs. su respuesta automática pasa de ser positiva a negativa, y debería modificarla e informar el tiempo real en el cuál Ud. se comunicará, o mejor aún, informarlo en su Registro de www.Alojar.com.ar o en su página web.

Gracias por elegirnos, estas son nuestras tarifas, nuestros servicios, formas de confirmar una reserva, etc.: Muchas respuestas automáticas intentan informar todo aquello que pueda preguntar un turista, y envían por mail un libro de 3 tomos interminable, o un adjunto en Word interminable.
Para los Turistas que se tomen el tiempo de buscar respuesta a sus preguntas puntuales, puede llegar a ser de útilidad, pero por lo general no tendrán respuesta a si hay disponibilidad en las fechas de su viaje, y un sin número de otras consultas que hacen que un Turista, Familia o grupo sean únicos.
El punto más negativo de estas respuestas automáticas, es que eso suele ser todo, y terminan con la frase: Por más información comuníquese al Teléfono...
Es obvio que el turista envió el mail porque quiere evitar llamar por teléfono a 20 o más Alojamientos, y como seguramente no obtuvo una respuesta favorable de su parte, perderá al cliente ante quién responda en forma personalizada rápidamente y despeje todas sus dudas.

Ofrecer este medio de comunicación (e-mail) tiene sentido si se cumple la reglá básica en toda comunicación, que ambas partes interactúen. Si por algún motivo Ud. no puede brindar respuesta por mail en menos de 24 hs. y de manera personalizada, es preferible que vuelque la información de su respuesta automática a su Registro en www.Alojar.com.ar o a su página web, y aclare que por los motivos correspondientes los mails serán contestados en el tiempo que Ud. realmente pueda contestarlos.
Por estas razones, consideramos que enviar por mail un libro que en definitiva no responderá las consultas puntuales de un turista no es conveniente, menos aún si el libro no tiene un buen diseño, y menos si ese será todo el contacto que Ud. tendrá con su posible cliente.


La magia de internet es la respuesta inmediáta a todas nuestras preguntas, no hay que olvidarse de eso y actuar en consecuencia. Tampoco hay que olvidarse, que los mails son un medio de comunicación, y que las respuestas automáticas se crearon con el fin de confirmar la recepción del mensaje, y por más que Ud. intente allí explicar todo sobre su Alojamiento, si no responde personalizadamente queda la sensación de haber interactuado con una máquina y por ende, no hubo comunicación alguna. Su respuesta no contemplo las preguntas puntuales del turista, y Ud. nunca leyo el mail del mismo.
Por ejemplo, un Alojamiento que informe sus Tarifas en su Registro de www.Alojar.com.ar o en su página web, ya tiene ventaja sobre quién no lo hace y obliga a enviar un mail por este tema, o por cualquier otro, y esta ventaja aumenta si su respuesta por mail no encaja dentro de los parámetros mencionados.

De todo este análisis sale la siguiente ecuación:
Cuán menor sea su capacidad de respuesta personalizada por mail en tiempo y forma, mayor deberá ser la caliadad y cantidad de información en su Registro de www.Alojar.com.ar y en su página web.
Un turista que aclare todas sus dudas consultando sus figuraciones en Internet llamará por teléfono para realizar su reserva, el que no logre esto, enviará mails con consultas puntuales en donde su respuesta será la responsable directa del éxito o el fracaso.

Analizar las visitas que está recibiendo, cuantos luego envían mails y cuantos solicitan su teléfono, le puede brindar valiosa información tomando en cuenta lo aquí expuesto.
En este sentido, la siguiente nota le puede resultar de mucho interés.